El nacimiento de la fototeca está vinculado a la creación del Instituto de Estudios sobre Armas Antiguas (IEAA) y a la gestión de la documentación gráfica para la revista Gladius y otras de sus publicaciones. La fototeca adquiere una mayor relevancia a partir del traslado del centro a España a mediados de los sesenta, años en lo que experimenta un gran crecimiento
Erling Hoffmeyer, debido a su formación bibliotecaria, asumió la organización y gestión de los fondos. La clasificación temática de la fototeca la hizo siguiendo el sistema de la CDU, del mismo modo que había hecho con la colección bibliográfica. Tras el fallecimiento de Erling, Ada Bruhn no pudo proseguir con la labor de catalogación iniciada por su marido aunque continuó aumentando el volumen de imágenes.
La fototeca se convirtió en un valorado recurso de información iconográfica de carácter especializado, que gracias a su organización sistemática facilitaba su consulta y la posibilidad de localizar la información requerida.
Se divide en dos secciones: la fototeca de investigación en la que se incluye el archivo de clisés y la fototeca personal integrada por álbumes familiares, retratos y colecciones de postales.
La Fototeca de investigación está formada por cerca de 7.000 imágenes ordenadas en cajas por número de CDU. Las imágenes presentan distinta tipología: copias fotográficas en soporte papel, dibujos, recortes de láminas e ilustraciones y tarjetas postales.
En cuanto al tratamiento documental aplicado a la fototeca existen distintos niveles de descripción: 3.000 imágenes catalogadas, cerca de 2.000 fotografías sin catalogar pero organizadas temáticamente y más de 1.000 pendientes de identificar. Esta situación responde a las diferentes etapas por la que ha pasado la gestión de la fototeca.
Las imágenes catalogadas están montadas sobre soportes secundarios de cartulina blanca impresa que contienen las entradas para la descripción de cada imagen: signatura, registro, asunto, época, país, materia, negativo, diapositivo, cliché, museo y observaciones. Las fotografías que no están catalogadas no tienen soporte y en algunos casos aparece la identificación manuscrita en la trasera.
Por otro lado, el archivo de clisés está compuesto por un conjunto de 1.500 planchas metálicas utilizadas para la impresión de las ilustraciones y grabados de la revista Gladius y otras publicaciones del IEAA. Los clisés están instalados en los muebles de madera que compraron los Hoffmeyer para guardarlos. Los sobres que los almacenan están ordenados por su número de registro y tienen adherida una impresión para facilitar su identificación. También se incluye la información relativa a la publicación de la que han formado parte.
Los temas representados en la fototeca de investigación son los propios del arte militar y la defensa: armas, elementos defensivos, uniformes, buques de guerra, fortificaciones, numismática, inscripciones, etc.
La fototeca personal está formada por más de 2000 fotografías familiares cuya cronología data desde finales del siglo XIX hasta la década de los noventa del siglo XX. La mayoría están distribuidas en 16 álbumes, además de postales, copias y negativos dispersos en dos cajas. Algunas de las fotografías están datadas y otras presentan dedicatorias o anotaciones que nos permiten obtener más información del conjunto.
El estado de conservación de los documentos en general es bueno, aunque muchos soportes presentan deterioros físicos por lo que ha sido necesario estabilizarlos. Se han limpiado los originales de forma superficial y se han puesto esquineras y fundas cuando ha sido preciso. Se ha optado por instalar las fotografías en cajas de cartón premier más adecuadas para su conservación, respetando en todo momento la ordenación temática original establecida por los Hoffmeyer.
A finales de 2005 se comenzó la digitalización de la fototeca y su descripción en una base de datos. Las cerca de tres mil imágenes que componen la fototeca catalogada están digitalizadas e identificadas. La biblioteca realizará un estudio que establezca prioridades para completar la digitalización y la descripción de los documentos.
Más información sobre la fototeca en el Podcast "La fototeca del Legado Hoffmeyer".
