Los metadatos tienen funciones relacionadas con la gestión y administración de los datos, es decir, con su preservación, descripción, diseminación y recuperación. Por lo tanto, describir y documentar adecuadamente los datos a través de los metadatos (etiquetas descriptivas o campos) facilita su localización, comprensión y utilización.

Los metadatos descriptivos de un dataset que serán depositados en un repositorio, deben incluir, al menos, la siguiente información:

• Título: nombre del conjunto de datos.
• Nombre de los creadores de los datos y dirección de la organización o personas que los han creado.
• Código de identificación de los datos.
• Palabras clave para describir el contenido de los datos.
• Patrocinadores: organizaciones o agencias que financiaron la investigación.
• Derechos: cualquier tipo de derechos de propiedad de los datos.
• Acceso a la información: dónde y cómo pueden los investigadores acceder a los datos.
• Idioma del contenido.
• Fechas clave asociadas a los datos: inicio y fin del proyecto, fecha de publicación, período de tiempo cubierto por los datos y otras fechas relacionadas con su vida útil, por ejemplo, el ciclo de mantenimiento, actualización del programa, etc.
• Cobertura espacial y otras descripciones geográficas de los datos.
• Metodología para la obtención de los datos (equipos o software utilizado, protocolo experimental, etc).
• Procesamiento de datos: información precisa acerca de cómo los datos se han alterado o procesado.
• Fuentes: citación de las fuentes de los datos, si las hay, y detalles de los datos de origen.
• Lista de los archivos de datos asociados al proyecto con sus nombres y extensiones (por ejemplo, 'ceramicas.xlsx').
• Formatos de archivo de los datos, por ejemplo, TXT, SPSS, HTML, JPEG, TIFF y el software necesario para leerlos (notepad, SPSS, navegador web, editor de imagen).
• Listado de campos del archivo de datos.
• Organización de los campos en el archivo de datos.
• Explicación de los códigos o abreviaturas utilizadas en el archivo de datos.
• Organización de los archivos: cada versión del archivo deberá tener su fecha (o fecha y hora) y un identificador propio.
• Verificación de la integridad de los datos para evitar discrepancias en la transmisión.

Todos estos metadatos formarán parte de un registro del repositorio. El uso de un esquema descriptivo de metadatos u otro dependerá de los objetos que se describan, de la existencia de esquemas estandarizados en el área de estudio, etc. Para lograr que los datos sean interoperables, es decir, que puedan integrarse con otros datos y aplicaciones, es fundamental que estén normalizados y homogeneizados. Por este motivo, es frecuente que se combinen diferentes esquemas de metadatos.

Fuente de la información: Grupo de Trabajo de “Depósito y Gestión de datos en Acceso Abierto” del proyecto RECOLECTA. La conservación y reutilización de los datos científicos en España. Informe del grupo de trabajo de buenas prácticas [en línea] Madrid: Fundación Española para la Ciencia y la Tecnología, FECYT (2012) [Consulta 07/11/2019]. Disponible en WWW.FECYT.ES