PREGUNTAS FRECUENTES
UNIDAD DE COMPRAS, CONTRATACIÓN Y PATRIMONIO

¿Qué es un contrato menor?
Son aquellos contratos (comúnmente llamados compras en el Centro) que no superan la cuantía siguiente:
  • 39,999,99 € para contratos de obras.
  • 14.999,99 € para contratos de suministros o de servicios destinados a servicios generales y/o de infraestructura.
  • 49.999,99 € para contratos de suministros o de servicios no destinados a servicios generales y/o de infraestructura.
¿Un contrato menor puede tener una duración superior a un año?
No
¿Un contrato menor puede ser objeto de prórroga?
No
¿Qué debo hacer si la prestación que deseo contratar tiene una cuantía superior a las cuantías del contrato menor?
Sacarlo a licitación pública, para ello hay que dirigir un correo a cchs_contratacion@cchs.csic.es, en donde te asesorarán sobre el tema.
¿Qué debo hacer si la prestación que deseo contratar tiene una duración superior al año?
Sacarlo a licitación pública, para ello hay que dirigir un correo a cchs_contratacion@cchs.csic.es, en donde te asesorarán sobre el tema.
¿Qué es una licitación pública?
Es un procedimiento de contratación en el cual, con carácter general, existe una convocatoria pública y se invita a las empresas para que presenten ofertas.
¿Qué es un acuerdo marco?
Un acuerdo marco es la forma de racionalización técnica de la contratación consistente en preestablecer una serie de condiciones o términos que serán comunes a todos los contratos basados en ese acuerdo marco.
¿Qué es un contrato basado?
Una vez celebrado un acuerdo marco, los órganos y organismos que requieran servicios o suministros seleccionarán, dentro del catálogo o mediante una nueva licitación, la empresa participante en el acuerdo marco cuyos servicios o productos puedan satisfacer sus necesidades de la mejor forma posible.
¿Qué es una segunda licitación?
De acuerdo con la Ley de Contratos, para adjudicar los contratos basados en un acuerdo marco, cuando no todos los términos estén fijados, es necesario convocar a las partes a una nueva licitación, siguiendo el procedimiento que establece la Ley de Contratos.
También, podrá acudirse a una nueva licitación en los acuerdos marco que establezcan todos los términos, cuando así se haya previsto en sus pliegos reguladores, que deberán determinar los supuestos en los que se acudirá o no a una nueva licitación, así como los términos que serán objeto de la nueva licitación.
Pero no te preocupes, te asesoramos y solventamos tus dudas al respecto en el correo de a cchs_contratacion@cchs.csic.es
¿Puede ser adjudicataria de una segunda licitación cualquier empresa?
No, solo pueden ser adjudicatarias las que forman parte del previo acuerdo marco.
¿Todos los acuerdos marco son iguales?
No, cada uno se rige por unas normas específicas.
¿Los acuerdos marco tienen una vigencia indefinida?
No, el catálogo de los acuerdos marcos en vigor se puede consultar en el siguiente enlace: https://contratacioncentralizada.gob.es/catalogo
¿Quién establece que determinadas prestaciones han de ser de contratación centralizada?
El Ministerio de Hacienda.
¿Se puede pedir una excepción/exención a la contratación centralizada?
Solo en los acuerdos marcos que lo establezca y mediante una memoria de exención.
¿Puedo solicitar en cualquier momento, cuando esté permitido, una excepción/exención a la contratación centralizada?
No El Centro, a través de la LISTA DE CORREO, solicitará información para sacar todas las excepciones/exenciones juntas correspondientes a cada lote/acuerdo marco/año.
EXCEPCIONALMENTE, se podrán solicitar excepciones/exenciones individuales cuando se den las siguientes circunstancias: Urgencia debido a un contrato o proyecto con unos plazos concretos, no compatibles con los que se indiquen en las instrucciones anuales (y que sea un proyecto/contrato cuya fecha de inicio evidencie que no era posible incluir el expediente de compra dentro de los plazos indicados ni en un expediente previo).
Avería, robo o hurto de equipamiento existente.
En este caso, se debe de realizar un pedido en la aplicación de compras seleccionando como proveedor “Compra centralizada-Central de Suministros”, adjuntando un presupuesto y la memoria de exención según modelo colgado en la propia aplicación de compras, donde se acreditarán las circunstancias anteriormente mencionadas.
¿Puedo adquirir ordenadores o monitores en cualquier momento a través del catálogo de contratación centralizada?
Sí, para ello se abrirá un pedido en la aplicación de compras seleccionando como proveedor “Compra centralizada-Central de Suministros”, consignando en el mismo las claves del ordenador (y del sistema operativo) o del monitor o demás complementos que se precisen.
Las claves se obtendrán seleccionado el acuerdo marco en el siguiente enlace: https://contratacioncentralizada.gob.es/catalogo
Se debe subir en la aplicación de compras un archivo con la siguiente información: Nombre del proyecto, financiación y cofinanciación (si aplicara), cuenta de cargo, IP y un pequeño resumen del proyecto y justificación de la necesidad del equipamiento informático.
Si no se ha seleccionado el equipo más económico, es necesario justificar brevemente por qué el ordenador elegido es el que mejor se adecúa a las necesidades requeridas, basado en las características técnicas del equipo seleccionado.
Tras redactar una memoria justificada la Unidad de Compras, se subirá a portafirmas al peticionario para que sea firmada.
Una vez que el CCHS reciba el contrato, se informará al peticionario.
El proveedor no aparece en la aplicación de compras, ¿Qué puedo hacer?
Hay que ponerse en contacto con la Unidad de Compras (compras@cchs.csic.es) para que le dé de alta, indicando la siguiente información: Nombre, CIF, Nacionalidad, Dirección, Correo electrónico (muy importante), Teléfono, Página web y Persona de contacto.

Con respecto a los contratos menores

¿Quién autoriza estos gastos?
La Gerencia del Centro, según la competencia atribuida en la Resolución de 21-01-2021, BOE 28-01-2021
¿Existe un procedimiento para explicar cómo se tramitan los pedidos?
Sí. Está colgado en la propia aplicación de compras
¿Al abrir un pedido, qué documentación tengo que adjuntar?
Los presupuestos solicitados a las empresas.
¿Cuántos presupuestos tengo que solicitar?
Con carácter general tres, exclusivamente para aquellos gastos de cuantía inferior a 49.999,99 € para contratos de suministros o de servicios no destinados a servicios generales y/o de infraestructura o de cuantía inferior a 14.999,99 € para contratos de suministros o de servicios destinados a servicios generales y/o de infraestructura.
De no obtener respuesta por parte de la empresa a la que se le ha solicitado el presupuesto o si esta hubiera declinado la solicitud, se subirá el correo electrónico que acredite que se le ha solicitado o en el que consta la declinación en formato PDF.
De forma excepcional y justificándolo en el documento de adjudicación se podrá solicitar una sola oferta siempre y cuando el presupuesto sea inferior a 5.000 € para el primer caso y a 1.500 € en el segundo.
¿Cuándo envío la propuesta de contratación y la adjudicación?
Una vez realizado el pedido, cuando la aplicación informa por correo electrónico del número de pedido, el cual se deberá consignar en ambos documentos.
¿Puedo contratar un servicio o un suministro sin hacer un pedido en la aplicación de compras?
No. La empresa no podrá entregar los bienes ni iniciar la ejecución de los servicios hasta que el proveedor no reciba el correo generado por la aplicación de compras. Simultáneamente el peticionario recibirá un correo para tener conocimiento de que se ha enviado la petición al proveedor.
¿Puedo solicitar presupuesto a cualquier proveedor, aunque no se encuentre en la aplicación de compras?
Sí
Tengo una factura con fecha previa al pedido ¿Se puede pagar?
No. Con carácter previo a cualquier prestación de servicio/suministro es imprescindible hacer el pedido conforme al procedimiento de compras y contratación colgado en la intranet.
¿Se puede pagar por adelantado?
No
¿Se puede pagar por encima de la cuantía establecida en la propuesta de contratación y en la adjudicación?
No. En caso de duda es preferible que el presupuesto sea superior al posible coste definitivo.
¿Se puede pagar por debajo de la cuantía establecida en la propuesta de contratación y en la adjudicación?
Sí. Hay que dejar registrada en la conformidad del servicio, qué servicios ha prestado de forma efectiva la empresa y la cuantía de los mismos. En el caso de los suministros, se abonarán los que efectivamente aparezcan en el albarán de entrega, previa conformidad del peticionario.
¿Por qué no me deja la aplicación de compras abrir un pedido de material inventariable?
La adquisición de material inventariable con cargo a proyectos (ordenadores, tabletas, monitores, cámaras fotográficas, etc), no pueden realizarse en los últimos meses de vigencia del proyecto. La fecha límite para tener toda la documentación que justifica la adquisición de este tipo de bienes, es la que venga establecida en la resolución de concesión del proyecto/ayuda/subvención. En el caso de que surjan dudas con respecto a esta fecha, se puede contactar con la Unidad de Proyectos y Captación de Recursos gestion.proyectos@cchs.csic.es
Hay que tener en cuenta que los trámites previos hasta que se adquiere el bien y se obtenga toda la documentación, se pueden dilatar en el tiempo, como puede ser en el caso de las contrataciones centralizadas por lo que la compra de este material se debe planificar con tiempo suficiente, y es por lo que la aplicación, no permite que se realicen con menos de 6 meses de antelación a la finalización del proyecto.
¿Qué elementos informáticos se consideran material informático no inventariable?
Aquellos materiales fungibles, tales como Webcam, ratones, teclados, adaptadores y otros pequeños complementos informáticos.
Si tengo una duda en cuanto a la elegibilidad de mi gasto ¿A quién puedo preguntar?
A la Unidad de Proyectos y Captación de Recursos gestion.proyectos@cchs.csic.es
¿A quién tengo que dirigirme si no tengo acceso a la aplicación de compras?
Al CAU cau.cchs@cchs.csic.es
¿Qué puedo de hacer si no aparece mi cuenta interna en la Aplicación de Compras?
Hay que dirigirse a la persona encargada de la Caja Pagadora, de la Unidad de Económicos, para que dé de alta la cuenta cchs_cajero.pagador@cchs.csic.es
Si el problema es informático, habría que contactar con la Unidad TIC tic.cchs@csic.es
¿Por qué el proveedor debe tener firma electrónica?
Porque así se establece en la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Pública y en la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.
¿Tienen las empresas y los autónomos que acreditar que reúnen los requisitos necesarios para contratar con el Centro?
Sí, así lo establecen las eyes y será la Unidad de Compras la encargada de solicitar la documentación justificativa.
Estos requisitos no tienen carácter indefinido, por lo que no se puede garantizar que los proveedores disponibles en la aplicación de compras los reúnan en todo momento.
En el caso de no cumplir con los requisitos necesarios, se informará al solicitante del pedido para que seleccione a otro proveedor.
¿Tengo que informar en el caso de que el proveedor tenga que realizar sus prestaciones en las dependencias físicas del Centro?
Sí, se debe reflejar en el pedido por si fuera necesario llevar a cabo la coordinación de actividades empresariales, según establece la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

Con respecto a otros gastos con cargo a proyectos

¿Cómo puedo proceder para el pago de una membresía?
Si el gasto es elegible (previamente se deberá haber comprobado este extremo), se tiene que hacer un pedido en la aplicación de compras seleccionando como proveedor “CUOTAS/MEMBRESÍAS” y se debe de adjuntar la factura.
¿Cómo puedo proceder para que me reembolsen la cuantía de la matrícula de mi doctorado?
Se debe realizar el pedido en la aplicación de compras seleccionando como proveedor “TASAS” y se debe de adjuntar el documento de matrícula, junto con el documento que refleje el movimiento bancario.
¿Cómo puedo proceder para que se proceda al pago de honorarios a un conferenciante?
Se debe realizar un pedido en la aplicación de compras seleccionando como proveedor “CONFERENCIA” y se debe aportar la siguiente documentación:
  • DNI o pasaporte del conferenciante
  • El programa o cartel del evento
  • La factura
  • El certificado de conformidad.
  • Si el conferenciante pertenece a la administración deberá aportar la declaración de no compatibilidad (disponible en la aplicación de compras)
  • Si el conferenciante no pertenece a la administración deberá aportar la declaración de no pertenencia (disponible en la aplicación de compras)
¿Cómo puedo proceder para que se pueda pagar una publicación en open access o una revista científica?
Se debe de realizar un pedido en la aplicación de compras adjuntando la factura o el documento de pago y se debe de enviar el certificado de conformidad firmador electrónicamente.
¿Cómo puedo proceder para que se pueda pagar un curso/congreso/conferencia?
Se debe de realizar un pedido en la aplicación de compras seleccionando como proveedor “INSCRIPCIÓN”. Este tipo de pedidos no tiene la consideración de contrato menor por lo que solo se debe de aportar el documento de inscripción en el que figuren los datos bancarios de la institución.

Con respecto al material inventariable

¿Qué debo de hacer si el material inventariable que utilizo no tiene la etiqueta de inventario del CSIC correspondiente?
Si es equipamiento informático, se dirigirá correo al CAU cau.cchs@cchs.csic.es para que se la proporcione.
Para el resto de bienes, se dirigirá correo a cchs_contratacion@cchs.csic.es para que se la proporcione.
¿Puedo sacar el material inventariable fuera del Centro?
Sí, con carácter excepcional y previa autorización de la Gerencia del Centro y cumplimentado al efecto la autorización colgada en la intranet. La documentación se tramitará a través de la secretaría correspondiente.
¿Qué debo hacer cuando ya no precise utilizar el material inventariable fuera del Centro?
Cumplimentar el acta de entrega del bien, según el modelo colgado en la intranet. La documentación se tramitará a través de la secretaría correspondiente.
¿Qué puedo hacer si quiero dar de baja un bien inventariable?
Hay que dirigir un correo a cchs_contratacion@cchs.csic.es
¿Qué debo hacer si existe robo o hurto del material inventariable que habitualmente utilizo?
Se debe de poner la denuncia correspondiente en una comisaría y enviarla a cchs_contratacion@cchs.csic.es para comunicar este hecho al Servicio de Patrimonio del CSIC.
Cuando termine mi relación laboral con el Centro o con sus Institutos ¿me puedo llevar el material inventariable?
No. Todos los bienes son propiedad del CSIC
Si me voy a otro ICU del CSIC ¿Me puedo llevar el material inventariable?
Sí. En este caso es imprescindible ponerse en contacto con a cchs_contratacion@cchs.csic.es para que se reasigne el bien en la aplicación de inventario del CCHS.