1. ¿En qué me puede ayudar la Unidad de Captación de Recursos, Gestión
de Proyectos, Contratos y Convenios de Investigación? ¿Dónde la localizo?
Unidad se encuentra ubicada en los despachos 0F4 (Esther Pérez) y 0F2 (personal de la
Unidad). Contacta con ellos siempre que quieras:
- Buscar apoyo para encontrar financiación para una idea
de proyecto.
- Solventar las dudas sobre una determinada convocatoria de
proyectos (nacionales, autonómicos, europeos, internacionales, de Fundaciones,
etc.).
- Informarte de los plazos
de tu justificación científico técnica y/o económica.
- Informarte sobre el instrumento jurídico a tramitar cuando una
entidad pública o privada contacta contigo para que realices un determinado trabajo
a cambio de una contraprestación económica.
- Informarte sobre los trámites a realizar en la firma de un
convenio entre el CSIC y otra institución.
- Informarte sobre la forma de
realizar las subsanaciones ante la notificación de un requerimiento, un acuerdo de
inicio o una resolución de reintegro.
2. ¿Qué es una cuenta interna?, ¿dónde la puedo consultar?
La cuenta interna es el documento interno del CSIC donde se reseñan todas las anotaciones de
gasto relacionados con una determinada ayuda (independientemente de que sea un proyecto, un
contrato o prestación de servicio, una beca, etc.).
Cada investigador/a puede acceder a su cuenta interna a través de la intranet del CSIC, entrando
en Intranet-Aplicaciones corporativas-Información Personal.
No obstante, se recomienda solicitar el estado de la cuenta interna a la Unidad de Gestión de
Proyectos ya que ellos acceden a otra aplicación que, a diferencia de la versión de la Intranet,
muestra los anticipos realizados por la cajera pagadora.
En la cuenta interna, los apuntes en negativo son gastos y los apuntes en positivo son ingresos.
Los gastos se agrupan por categorías: anticipos, gastos de personal, dietas y viajes, material
de oficia, etc.
3. ¿En qué momento me abren una cuenta interna y puedo empezar a
ejecutar gasto en el proyecto?, ¿quién la abre?
La apertura de una cuenta interna es competencia de la cajera pagadora. Para que ella pueda
abrir cuenta interna, previamente el proyecto /contrato debe estar dado de alta en la Base de
Datos Corporativa (BDC), lo que es competencia de la Unidad de Gestión de
Proyectos o de la Organización Central (ORGC). Ponte en contacto con la
Unidad de Gestión de Proyectos para informarte sobre el estado del alta de tu ayuda en BDC.
Desde el momento en que la cuenta interna está activa, puedes ejecutar la ayuda.
Todas las dudas referentes a gestiones en las cuentas internas (cambio de IP, apertura, etc.)
debes canalizarlas a través de la cajera pagadora.
4. ¿Puedo empezar a ejecutar gasto aunque no haya llegado el dinero de
la entidad financiadora?
Sí. Una vez dada de alta la ayuda en la BDC y creada la cuenta interna, puedes solicitar un
anticipo a la cajera pagadora por la cuantía que precises. Los anticipos se cancelan
automáticamente con la llegada de un ingreso. En líneas generales, la llegada del dinero es
algo/bastante posterior a la resolución de concesión de la ayuda, de ahí que se pueda empezar a
trabajar con anticipos.
5. No me aparece un gasto en la cuenta interna, ¿por qué?
Cualquier incidencia que detectes en relación a un gasto en tu cuenta interna debes comunicarlo
a la unidad de gestión económica a través de la cajera pagadora. En ocasiones, si el gasto se ha
producido a final de año, coincidiendo con el cierre del ejercicio económico, no verás el apunte
hasta que se vuelva a abrir el ejercicio.
6. ¿Cómo puedo saber el dinero que me queda por gastar en la cuenta
interna?
La mejor forma es ponerte en contacto con la Unidad de Gestión de Proyectos. Su personal te hará
un resumen del grado de ejecución de la ayuda, comparando el importe concedido con la cuantía
total ejecutada y teniendo en cuenta en su caso los anticipos de la cuenta.
7. Tengo un gasto que quiero pagar con dos proyectos, ¿es posible?
En principio, sí. Cuando vayas a gestionar el gasto (ej.: un viaje, la contratación de un
servicio, la compra de un ordenador, etc.) coméntalo a la unidad de gestión competente en cada
caso, debes decirles las cuentas internas que soportarán el gasto y la cuantía a imputar en cada
una de ellas.
8. ¿Cómo puedo saber de antemano el número de horas anuales que puedo
dedicar a todas mis tareas?
VAPC envió un documento en 2019 sobre esta cuestión (VAPC 20190828
Cuestiones sobre Ejecución de Proyectos.pdf):
Las Direcciones y Gerencias de los Institutos informarán sobre los detalles aplicables a cada
tipo de proyecto y en cada anualidad en base a la información que les hacemos llegar desde ORGC
/ VAPC.
La situación actual para el caso de proyectos es compleja y, ciertamente, debe evolucionar hacia
una simplificación. Mientras esta simplificación llega, valga el siguiente resumen.
Hay dos grandes bloques:
- Europeos
En todos los casos, hay que
estar a lo dispuesto en el “Grant Agreement” o documento
legal equivalente. Resultan tres categorías principales: proyectos del 7º Programa Marco,
Proyectos de H2020 y Proyectos Europeos fuera del Programa Marco. Cada categoría tiene sus
peculiaridades en cuanto al máximo número de horas justificables y, como el CSIC no ha
adoptado el modelo standard de “1720 horas anuales para las jornadas de 40h semanales”,
los valores varían, además, ligeramente en cada categoría de año en año. La gran mayoría
de los proyectos en vigor cae en la categoría H2020 y la cifra orientativa está en torno a
las 1569 horas/anuales para jornadas de 40h/semana.
- Proyectos Nacionales,
Autonómicos, de Fundaciones y otras tareas.
Para estas categorías se
estableció en 2018 un máximo de 1744 horas anuales para las jornadas de 40 horas
semanales.
Así pues, de cara a planificaciones futuras, en tanto no se adopte el modelo standard de 1720
h/año para 40 h/semana y siempre tomando como referencia la jornada de 40 horas semanales –para
el resto de jornadas semanales basta establecer una proporcionalidad directa– se ha de
considerar una dedicación anual máxima de 1.744 horas para el conjunto de tareas y proyectos,
pero respetando los máximos correspondientes a las diversas categorías de proyectos europeos,
que son siempre inferiores a 1.744 horas anuales.
En ningún caso se pueden imputar más horas al proyecto de las legalmente aprobadas, es decir,
solo se puede justificar el número de horas que corresponden a la jornada laboral legal, es
decir 40 h a la semana (o 37,5 h/semana), y excluyendo fiestas y vacaciones.
Consulta a la Unidad de Gestión de Proyectos el número máximo de horas que puedes imputar en
cada proyecto.
9. ¿Cómo puedo llevar un control de mi dedicación horaria?
La Subdirección General Adjunta de
Informática (SGAI) del CSIC está desarrollando una aplicación en la Intranet del
CSIC que os facilite dicho control. La misma aún no está habilitada, por lo que desde las
Direcciones/gerencias os han facilitado un archivo de Excel donde podéis ir imputando a diario
la totalidad de vuestra jornada de trabajo, repartiendo las 8 h/día o las 7,5 h/día (dependiendo
de tu contrato o categoría profesional) entre todas las actividades científicas en las que
estáis involucrados.
VAPC envió un documento en 2019 sobre esta cuestión (VAPC 20190828 Cuestiones sobre Ejecución de
Proyectos.pdf):
Se ha de realizar un seguimiento del reparto diario de la jornada laboral entre todas las tareas
realizadas, no exclusivamente de los proyectos (p.ej.: también contratos o prestaciones de
servicio).
Hay que tener presente que las auditorías recurren cada vez más a contrastar las dedicaciones
horarias con las descripciones (y muy en especial con los CC.VV.) de la actividad realizada, la
cual aparece, por ejemplo, en las páginas web institucionales o en las solicitudes de otras
ayudas. De nuevo: la regla “fuerte” es consignar las dedicaciones REALES a las diversas tareas,
desterrando cualquier intento de “maximizar” las cantidades obtenidas de las Agencias
Financiadoras sin tal apoyo en la realidad y su correspondiente justificación documental.
10. ¿Cuántas horas como máximo puedo imputar al año de trabajo
efectivo (horas productivas)?
Esa información te la proporciona la Unidad de Gestión de Proyectos. De todas formas, esa
información está en la intranet del CSIC, en unos certificados que emiten desde gestión
económica (con nombre Certificado horas Costes Indirectos año xxx).
La ruta de acceso para el caso de proyectos del Plan Nacional es:
https://intranet.csic.es/gestion-economica/-/contenido/ffa98390-1767-487d-a416-3718b975de99.
El acceso se realiza a través de la ruta: Inicio-Gestión administrativa-gestión económica-costes
indirectos
En el caso de proyectos europeos, las horas anuales son algo inferior, y la información se
localiza también en la intranet del CSIC en la ruta Gestión científica-Justificación de
proyectos, en el epígrafe “
Horas productivas”.
Cualquier duda, consulta a la Unidad de Gestión de Proyectos.
11. Estoy realizando un presupuesto para solicitar un proyecto ¿cómo
puedo saber cuál es mi coste/hora bruto?
Esa información te la puede proporcionar la Unidad de Gestión de Proyectos y dependerá de tu
categoría profesional, antigüedad, complementos, productividad, etc.
Se calcula dividiendo tu salario bruto anual (retribuciones + cuota patronal) entre el número de
horas productivas anuales.
12. Estoy realizando un presupuesto para solicitar un proyecto ¿cómo
puedo saber cuál es el coste de un futuro contrato?
Debes ponerte en contacto con la Unidad de Personal, su personal te hará una estimación de lo
que costaría en función de la categoría profesional a contratar, el tiempo y la dedicación
(100%, 66,6% o 50%).
En el caso de los proyectos europeos, ponte en contacto con la Unidad de Gestión de Proyectos,
ellos te facilitarán una plantilla elaborada por la VRI (Vicepresidencia de Relaciones
Internacionales) para hacer el presupuesto con facilidad.
13. Estoy realizando un presupuesto, ¿cuánto imputo a cada viaje en
concepto de dietas?
14. ¿Dónde puedo consultar mis días de vacaciones, moscosos, etc. de
los últimos años para apoyarme en ellas a la hora de cumplimentar las dedicaciones horarias?
Hasta 2019 (incluido), estaba activa la aplicación de vacaciones/moscosos desarrollada para el
CCHS y ubicada en la intranet del CCHS.
Desde 2020 todo el personal del CCHS ha de utilizar la misma aplicación de vacaciones/moscosos
que el resto del personal del CSIC. Se encuentra en la Intranet del CSIC en el apartado
“Vacaciones”.
Si necesitas saber algún dato de años anteriores, debes contactar con la Secretaria de Gerencia
(Toñi Soto) para que te proporcione tu calendario antiguo.
15. En un proyecto, ¿qué son los costes directos?, ¿y los costes
indirectos?
Los costes directos son los relacionados directamente con la ejecución del proyecto (costes de
personal contratado, gastos de viajes, gastos en equipamiento, gastos en contratación de
servicios externos como ej.: traducción, publicación en abierto, etc.).
Los costes indirectos son los que se destinan a gastos institucionales y ayudan a mantener las
infraestructuras del CSIC (los centros/institutos y la organización central) operativas, y
contribuyen a los gastos generales de funcionamiento. Es decir, son aquellos gastos
indispensables e ineludibles en los que incurre el CSIC para llevar a cabo proyectos/contratos
de investigación. Aunque no son fácilmente identificables, son necesarios para lograr el
conjunto de los resultados. Incluyen el coste real de las instalaciones e infraestructuras
(edificios, equipos, laboratorios, bibliotecas, etc.), y los de administración y servicios que
la Institución utiliza para que la investigación pueda realizarse.
16. ¿Qué es la Norma COIN del CSIC?
Es la Norma para la determinación, aplicación y distribución de los costes indirectos de la
actividad investigadora en el CSIC.
Los proyectos y ayudas a la investigación que se solicitan en el marco de convocatorias
competitivas estarán sujetos a los costes indirectos que en ellas se establezca. En el supuesto
de que haya un intervalo de valores, siempre habrá que solicitar el máximo permitido.
A las actividades no incluidas en el apartado anterior, o cuando en una convocatoria no se
determine porcentaje de costes indirectos, se les aplicará una tasa de costes indirectos de un
23,5% sobre los costes directos.
Este importe equivale a aplicar un 19% sobre el ingreso (impuestos excluidos) (*)
(*) Se puede utilizar la tasa del 23,5% sobre los costes directos o el 19% sobre el ingreso de
manera indistinta, si bien resulta más operativo usar la primera para la realización de
presupuestos.
En la BDC se graba cada actividad científica que suponga un ingreso de dinero con el
correspondiente porcentaje de indirectos (según convocatoria o según Norma COIN si la
convocatoria no especifica nada).
17. ¿Cómo se realiza el reparto de costes indirectos en la
Institución?
Con carácter general se establece que los costes indirectos se distribuirán de acuerdo con los
siguientes porcentajes:
- 26% para el Organismo (Organización Central).
- 74% para el Instituto, Centro o Unidad Gestora.
Esta parte se vuelve a dividir en dos partidas:
- 60% para el CCHS
- 40% para el Instituto.
De lo que recibe el Instituto, se reserva siempre el 50% para poder hacer frente a las
devoluciones que hay que hacer en los procedimientos de devolución (requerimientos, acuerdos de
inicio y resoluciones de reintegro). El otro 50% el Instituto lo invierte en lo que
considera.
18. ¿Qué son los remanentes en un proyecto?, ¿cómo sé cuántos
remanentes me van a quedar de un proyecto?
Los remanentes son el dinero que queda en la cuenta interna de un proyecto tras la finalización
de todas las etapas del mismo y la realización tanto de todos los pagos y compensaciones
pertinentes como de todas las justificaciones económicas y científico técnicas con el organismo
financiador.
La única partida que puede generar “remanentes” es la de horas de dedicación imputadas al
proyecto del personal de plantilla CSIC. Por tanto, los proyectos del Plan Nacional NO generan
remanentes nunca.
El dinero recibido a través de un contrato de apoyo tecnológico o de una prestación de servicios
también se convierte en “remanentes” para el/la IP.
En un proyecto europeo, los remanentes coinciden teóricamente con el presupuesto aceptado de
personal de plantilla imputado en el mismo; no obstante, hay que considerar que los remanentes
dependen de muchos otros factores: si se ha justificado una cantidad superior o inferior al
presupuesto aprobado, si se ha aceptado o no toda la justificación, si se han compensado los
adelantos de caja que se habían realizado en cuenta para permitir el desarrollo del proyecto de
la parte de costes indirectos que conlleven; y algunos otros.
Por lo tanto, hasta el final del proyecto, entendiendo este como el momento en que el organismo
financiador acepta y aprueba la última justificación, no sabremos los remanentes totales.
19. ¿Puedo disponer de remanentes mientras el proyecto sigue vigente?
En teoría no. No obstante, en algunos casos concretos se puede solicitar a Gerencia el disponer
de parte de dichos remanentes aunque el proyecto siga vigente. Lo acordado con gerencia es poder
disponer de un máximo del 50% de los remanentes generados por las horas de imputación de
personal de plantilla en un período de justificación cerrado y aprobado por el organismo
financiador. Es una forma de ser conservadores y cautelosos porque los proyectos
europeos/internacionales son largos y pueden surgir muchos cambios en su tiempo de ejecución que
comprometa los fondos concedidos y los recibidos.
20. ¿Qué es la prorrata de IVA?
El CSIC realiza una única actividad económica que es la Investigación Científica y Técnica,
actividad sujeta a IVA y que origina derecho a deducción de las cuotas soportadas siguiendo las
disposiciones del impuesto.
No obstante, esta Agencia realiza a su vez operaciones que no revisten estrictamente carácter
empresarial a los efectos del IVA, operaciones que desarrollan los entes públicos en
cumplimiento de su función de servicio público para el conjunto de la sociedad y que quedan
fuera del ámbito del impuesto. Por tanto, no generarán derecho a deducción ningún gasto asociado
a una serie de operaciones que se corresponden con los gastos de determinadas aplicaciones
presupuestarias.
Para materializar la deducción correspondiente por el IVA soportado, al CSIC es de aplicación la
regla de la prorrata según el artículo 102 y siguientes del la Ley del IVA. Esto implica que la
deducción vendrá dada por un porcentaje (prorrata) que se aplicará al total de IVA soportado
considerado deducible.
Cada ejercicio fiscal comenzará con la aplicación de la prorrata calculada para el ejercicio
inmediatamente anterior, que tendrá carácter de provisional en el ejercicio hasta el cierre del
mismo, momento en el que se realizará el cálculo de la prorrata definitiva y se procederá a la
liquidación de las diferencias ante la Agencia Tributaria.
Es decir, la prorrata es el porcentaje de IVA que el CSIC recupera del Ministerio de Hacienda.
Por tanto, en los proyectos de investigación sólo se imputa al proyecto/contrato la parte de IVA
no recuperable de cada factura.
Cuando consultamos los apuntes contables de los gastos en la cuenta interna del año en curso,
los vemos con la prorrata de IVA provisional aplicada. La definitiva no se conoce hasta el año
siguiente, cuando se abre el nuevo ejercicio económico. Por eso, cuando desde la Unidad de
Gestión de Proyectos os pasan el listado de gastos para que los reviséis durante la
justificación económica, detectaréis pequeñas diferencias entre los importes de la factura
original, los que aparecen en cuenta interna y los que desde la Unidad os pasan.
21. ¿Qué es SIGUE.CORP?
Las Unidades de la Vicepresidencia Adjunta de Programación Científica (VAPC) utilizan la
aplicación corporativa SIGUE.CORP para recibir e intercambiar documentación con los Institutos y
Centros, eliminando en un buen número de trámites la necesidad de intercambiar correos
electrónicos.
SIGUE.CORP de VAPC es la herramienta de preferencia para los trámites que tienen plazo abierto
permanentemente y para aquellos en los que el volumen de solicitudes es muy elevado. La
herramienta permite a los Institutos y Centros la comprobación de la fase del procedimiento en
que se encuentran sus propuestas y expedientes.
Esta aplicación es accesible desde la url
https://sigue.corp.csic.es/ (por tanto, no es
necesario estar conectado a un dominio CSIC) y su uso se restringe a las Direcciones, Gerencias
y equipos de administración de los Institutos y Centros, además de al personal de la ORGC.
SIGUE.CORP en términos generales se utiliza para comunicarse con cualquier unidad de la
organización central.
22. En el CCHS, ¿quién tramita mi solicitud a través de SIGUE.CORP en
relación a los proyectos?
Depende de las instrucciones que envíen desde la organización central en relación a una
determinada convocatoria. En unas ocasiones serán las propias Direcciones de los Institutos y en
otras el personal de la Unidad de Gestión de Proyectos dependiente de Gerencia.
De cualquier forma, los Directores/as deben estar siempre informados/as de las nuevas
solicitudes de proyectos.
23. En el CSIC, ¿quién es el Representante Legal (R.L.) para que me
firme una solicitud de proyecto?
Existe una delegación de competencias desde Presidencia, de forma que en función de qué tipo de
proyecto o instrumento jurídico se firme unas veces la firma recaerá en la propia Presidenta,
otras en las Direcciones, otras en el Vicepresidente de Investigación Científica y Técnica
(VICYT), otras en la Vicepresidenta de Organización y Relaciones Institucionales (VORI), otras
en la Vicepresidenta de Relaciones Internacionales (VRI) y otras en la Secretaría General
Adjunta de Actuación Económica (SGAAE).
La delegación de competencias se encuentra en la Intranet del CSIC en el apartado
Institucional-BO.CSIC. Se publicó una en 2017, y recientemente ha sido publicada una nueva
delegación de competencias (BOE 28 enero 2021, Resolución de 21 de enero de 2021, de la
Presidencia de la Agencia Estatal Consejo Superior de Investigaciones Científicas, por la que se
delegan competencias).
Consulta a Dirección o a la Unidad de Gestión de Proyectos para conocer quién tiene delegada la
firma en cada caso (ej.: en proyectos del Plan Nacional de la AEI la firma la ostentan los
Directores/as de los Institutos.
24. ¿En qué URL debo entrar para presentar la solicitud del proyecto
del
Plan Nacional de la AEI?
Antes de comenzar a cumplimentar el formulario de solicitud es conveniente leer detenidamente el
“
Manual para presentar una solicitud”
disponible
en la página web de la convocatoria. Las solicitudes se presentarán electrónicamente a través de
la
aplicación de solicitud.
Hay diferentes opciones para entrar a esta aplicación donde se debe presentar la Solicitud.
Se puede acceder tanto desde la página web de la propia convocatoria, como desde la sede
electrónica
del Ministerio de Ciencia e Innovación.
La forma más fácil sería a través de URL de la propia convocatoria a la que nos presentamos.
Entramos
a
https://www.ciencia.gob.es/portal/site/MICINN/
a nuestra convocatoria y dentro de la misma hay una opción que es PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES/
Acceso
a la Aplicación de Solicitud.
La url sería
https://sede.micinn.gob.es/proyectosid/
(se
activa en el momento de apertura de la convocatoria).
25. ¿Debo presentarme a Retos o a Generación del Conocimiento?
Los proyectos de la modalidad «Generación de Conocimiento» no tienen una orientación temática
previamente definida. Estos proyectos están motivados por la curiosidad y tienen como objetivo
el
avance del conocimiento, independientemente del horizonte temporal y ámbito de aplicación del
mismo.
Estas ayudas han de contribuir, demás, a la generación de capacidades de investigación y a la
colaboración e internacionalización de los equipos que trabajan en organismos de investigación,
especialmente públicos.
Los proyectos de la modalidad «Retos Investigación» incluyen la investigación fundamental
orientada,
así como sus aplicaciones en posteriores fases de desarrollo tecnológico y experimentación,
dirigida a
la resolución de problemas vinculados a los grandes 8 grandes retos
de la
sociedad definidos en el Plan Estatal. Estos proyectos pueden incorporar, como
parte
esencial de su desarrollo, una aproximación multi y transdisciplinaria, y favorecen la
participación
de grupos de investigación con masa crítica para abordar cuestiones complejas, la generación de
sinergias entre distintas aproximaciones científico-técnicas y la promoción de avances
significativos
en el conocimiento científico y sus aplicaciones.
26. Cuando hay 2 IPs del CSIC, de diferentes centros, ¿hay que pedir
autorización para poder participar como IP2? Y en su caso, ¿a quién hay que pedir autorización?
Sí. Las autorizaciones para la participación del personal investigador del CSIC que requieran
autorización de VICYT para ser incluidos en las solicitudes con beneficiario CSIC (como IP o
como
miembro del equipo investigador) se cumplimentarán y firmarán en los Centros/Institutos de
acuerdo con
el modelo disponible en Intranet para el Anexo VI. B.
Las Direcciones enviarán por SIGUE.CORP (trámite [A-12] “Anexo VI”) las solicitudes en formato
PDF no
escaneado y con firmas electrónicas.
27. Quiero participar en un proyecto de otra Institución, ¿debo pedir
autorización?
Sí. Las autorizaciones son para la participación del personal investigador del CSIC en proyectos
de
otros organismos (únicamente Profesores de Investigación, Investigadores Científicos y
Científicos
Titulares).
Se recuerda que el personal becario o contratado laboral no podrá participar en proyectos de
otros
organismos.
28. ¿Cómo se tramitan estas autorizaciones?
Se cumplimentarán y firmarán en los Centros/Institutos de acuerdo con el modelo disponible en la
Intranet para el Anexo VI.
Las Direcciones de los Institutos correspondientes enviarán por SIGUE.CORP (trámite [A-
12] “Anexo VI”) las solicitudes en formato PDF no escaneado y con firmas electrónicas.
29. ¿Quién debe firmar la solicitud de mi proyecto una vez que lo he
subido
a la plataforma Facilit@?
El Representante Legal, Director/a del Instituto
al
que pertenece el IP que presenta la solicitud.
Informar siempre a la Unidad de Gestión de Proyectos de cada solicitud para que puedan hacer un
seguimiento del expediente.
30. ¿Qué es Facilit@?
Durante todo el proceso de tramitación de la solicitud, las notificaciones que precise realizar
el
órgano instructor se realizarán a través de Facilit@. Asimismo, la aportación de la
documentación
requerida o que sea necesaria en las distintas fases de tramitación de la ayuda se deben
efectuar a
través de dicha Carpeta Virtual.
Los/las IP que participen en estos procedimientos están obligados a presentar los escritos y
comunicaciones pertinentes a través de esta vía y siempre deberán ser validados y firmados
electrónicamente por el/la Representante Legal (RL) de la entidad solicitante para que lleguen a
los
sistemas de tramitación de la Agencia. Es muy importante que compruebe que los datos de contacto
de
los/las IP y de los/las RL estén actualizados, especialmente el correo electrónico.
31. ¿Cómo nos comunican la concesión o no del proyecto?
A través de Facilit@.
La Carpeta Virtual de
Expedientes/Facilit@
se ubica en la sede electrónica del Ministerio. Podrá acceder a ella mediante el usuario y
contraseña
de RUS (Registro Unificado de Solicitantes) o mediante su certificado digital o DNI
electrónico.
Los actos administrativos que se deben producir en la tramitación de la convocatoria (es decir,
requerimiento/s de subsanación y trámite de audiencia, resolución/es de solicitudes
excluidas/desistidas, notificación de IP excluidos/as por incumplimiento de requisitos,
propuestas de
resolución provisional y definitiva, resolución de concesión y cualesquiera otros que establezca
la
convocatoria) se deben notificar mediante su publicación en la página web de la Agencia Estatal
de
Investigación (artículo 4 de la convocatoria). Concretamente, será en la web de la convocatoria,
dentro del apartado “Publicaciones”.
Esto quiere decir que la fecha que debe tenerse en cuenta para el cómputo de los plazos
aplicables a
las acciones que procedan es la de la publicación del acto de que se trate en la web de la
Agencia, no
la de recepción o apertura de la comunicación informativa individual que se envíe a los/las IP a
través de Facilit@.
32. ¿Tengo que confirmar que lo acepto o no es necesario?
Si, en Facilit@ hay que aceptar la propuesta de resolución provisional . Hay un plazo de 10 días
y
para que sea efectiva es necesario que el R.L. firme y registre la documentación.
33. ¿Cómo puedo alegar si no estoy de acuerdo con la
concesión/evaluación?
Se presenta en Facilit@, con el modelo disponible en la página web de la Agencia. Se encontrará
en el
apartado de tramitación de la ayuda, propuesta de resolución provisional. Se realiza mediante la
acción "Presentar alegaciones". una vez aportada la documentación es necesario que lo firme y
registre
el R.L.
34. ¿Es elegible el gasto…?
La elegibilidad de cada gasto se puede consultar en las instrucciones de ejecución y
justificación de
cada convocatoria.
En el siguiente enlace: AEI
Una vez ahí se indica el año y se selecciona "Todas"
35. ¿Puedo pagarme un curso de perfeccionamiento de inglés?
No, como norma aquellos cursos genéricos que pueden realizarse a través del Gabinete de
Formación de
CSIC no serán gasto elegible en el proyecto.
Solo se admiten los gastos de formación imprescindibles para la ejecución del proyecto y
formación de
corta duración (máximo de 30 horas lectivas o equivalente a 1 crédito ECTS). El número de horas
lectivas podrá incrementarse hasta un máximo de 45 en casos debidamente justificados que serán
valorados por la Subdivisión de Programa Temáticos Científico-Técnicos.
36. ¿Es elegible comprar tóner?
No, así como tampoco cartuchos de tinta ni CD-ROM. El material
fungible
informático no es gasto elegible.
37. ¿Es elegible la compra de material de oficina?, ¿quién lo paga?
No. Los gastos generales de material de oficina no son gasto
elegible. El material de oficina lo provee el CCHS a través del almacén y se paga
con los
costes indirectos.
38. ¿Cómo puedo solicitar una prórroga?
Cuando surjan circunstancias científico-técnicas concretas como consecuencia de las cuales no
sea
posible la ejecución de la actividad dentro del periodo previsto, el investigador principal
podrá
solicitar la ampliación del período de ejecución del proyecto. Dicha solicitud deberá ser
presentada
al menos 2 meses antes del final del periodo de ejecución del proyecto.
La solicitud de ampliación del periodo deberá realizarse utilizando los modelos disponibles en
la
página web y contendrá la siguiente información:
- justificación científico-técnica razonada y detallada de la necesidad de la ampliación
del
plazo de ejecución, incluyendo las razones que han motivado el retraso en la ejecución de
los
objetivos del proyecto;
- propuesta detallada de actividades a desarrollar para conseguir el cumplimiento de los
objetivos pendientes junto con un cronograma detallado;
- estado actualizado del gasto realizado y comprometido hasta la fecha y del remanente del
que
se dispone para las actividades pendientes;
- detalle de la previsión de gasto por conceptos hasta la finalización del proyecto,
incluida la
prórroga solicitada.
En el caso de proyectos coordinados la solicitud de ampliación del período de ejecución de los
subproyectos deberá ir firmada de forma electrónica por el investigador coordinador del
proyecto.
La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones se hará a través de la carpeta virtual
del
expediente-Facilit@. (
https://sede.micinn.gob.es/facilita).
La Agencia Estatal de Investigación, como órgano encargado de la gestión y seguimiento
científico-técnico y económico de las actuaciones, se comunicará también con los interesados a
través
de Facilit@, respondiendo a las solicitudes planteadas por el IP o por el RL o, en su caso,
requiriendo información adicional.
En Facilit@, la aportación de documentos podrá hacerla tanto el investigador principal (IP) como
el
representante legal (RL) de la entidad beneficiaria, si bien en todos los casos deberá tener la
firma
del RL.
Cuando sea a iniciativa del beneficiario, a través de “Acciones a realizar” > “Realizar
instancia”,
eligiendo alguno de los tipos de instancia visibles en el desplegable o, de no encontrar un tipo
de
instancia que se adapte a lo que se quiere solicitar, mediante el tipo “Instancia genérica”.
39. ¿Cómo puedo cambiar al IP del proyecto?
Siempre que se trata de una causa sobrevenida y no previsible al inicio del proyecto, se podrá
solicitar la un cambio en la vinculación del/de la IP por trasladarse a una entidad beneficiaria
diferente a la entidad beneficiaria del proyecto.
No obstante, una vez evaluado el proyecto y como norma general únicamente se autorizará este
cambio en
casos muy excepcionales y siempre y cuando dicho cambio no afecte a la ejecución del proyecto ni
modifique aquellos aspectos que fueron fundamentales para la concesión de la ayuda (viabilidad
del
proyecto, equipo de investigación, etc.)
Dicha solicitud deberá enviarse utilizando el modelo disponible en la Web, en el que se deberá
indicar, además de la justificación de la solicitud, un informe del estado de ejecución de los
objetivos del proyecto, los posibles cambios en el equipo de investigación y de trabajo, así
como en
infraestructuras, y una descripción detallada de la estrategia prevista de coordinación y
seguimiento
de las actividades del proyecto por parte del IP desde la nueva institución.
Junto con el documento de solicitud se deberá incorporar:
1. Declaración firmada por la persona que ostente la representación legal de la entidad
beneficiaria de proyecto que indique la conformidad de la misma con las nuevas condiciones
de
ejecución del proyecto.
2. Declaración firmada por la persona que ostente la representación legal de la nueva
entidad a
la que pertenecerá el IP, en la que se autorice a la participación del mismo, se
comprometa al
mantenimiento de su vinculación hasta la finalización del proyecto y se indique la
conformidad
con las condiciones de ejecución del proyecto.
El nuevo IP, en el caso de que se trate de proyectos con un único IP o bien que el nuevo IP
actúe como
interlocutor con el ministerio a efectos de comunicaciones, deberá darse de alta en el RUS (
https://sede.micinn.gob.es/rus) si no lo
estuviera
antes de hacer la solicitud de cambio. Si el IP no pudiera solicitar el cambio por causas de
fuerza
mayor, como enfermedad grave o fallecimiento, la solicitud la hará el representante legal de la
entidad beneficiaria.
La solicitud deberá ser presentada lo antes posible y al menos 2 meses antes del final del
periodo de
ejecución del proyecto.
40. ¿Tengo que pedir autorización para incluir personal en el equipo
de
investigación?, ¿y en el equipo de trabajo?
ALTAS DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE INVESTIGACIÓN
Con carácter general, una vez evaluado el proyecto y concedida la ayuda, las modificaciones en
el
equipo de investigación solo se autorizarán en casos muy excepcionales debidamente justificados,
debidos a causas sobrevenidas y siempre que no afecten a la ejecución del proyecto.
Si algún investigador colabora en las tareas del proyecto, pero no figura en el equipo de
investigación por no cumplir los requisitos exigidos en la convocatoria o por no alcanzar la
permanencia de un año, podrá imputar gastos con cargo al proyecto siempre que figure en los
informes
de seguimiento intermedio y/o final y se justifiquen en los mismos.
La incorporación del nuevo investigador se podrá solicitar utilizando el formulario disponible
en la
página web de la convocatoria. La solicitud la presentará el investigador principal a través de
Facilit@ como instancia genérica, adjuntando el currículum (si es un alta), documento que
justifique
la vinculación del nuevo investigador (contrato) y la firma del nuevo investigador. Si no
pertenece a
la entidad beneficiaria, la autorización del representante legal de la entidad a la que
pertenezca
deberá entregarla al representante legal de la entidad beneficiaria.
El personal que no cumpla los requisitos que se exigen a los componentes del equipo de
investigación y
que participe en la ejecución del proyecto en el equipo de trabajo no requiere autorización de
participación por parte de la Subdivisión de Programas Temáticos Científico-Técnicos. La
actividad que
desarrolle y los gastos que genere deberán incluirse y justificarse en el correspondiente
apartado de
los informes de seguimiento y final. La certificación de participación de este personal en el
proyecto
deberá hacerla el investigador principal y/o el representante legal de la entidad
beneficiaria.
BAJAS DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE INVESTIGACIÓN
Con carácter general y exceptuando la solicitud por causa de fuerza mayor, la baja de un
investigador
del equipo de investigación solo se autorizará en casos excepcionales, debidamente justificados
y
siempre que no afecten a la ejecución del proyecto.
El investigador principal deberá adjuntar junto a la solicitud la firma de conformidad del
investigador para el que se solicita la baja. La solicitud deberá ser motivada y exponer cómo se
van a
asumir las tareas previstas en el proyecto para que la baja no afecte al plan de trabajo
previsto.
No requerirá comunicación de baja el personal que colabore en el proyecto como miembro del
equipo de
trabajo. Estas modificaciones deberán incorporarse necesariamente en los informes de seguimiento
científico-técnico intermedio y final.
41. ¿Qué distribución de partidas tengo en función de los diferentes
conceptos de esta convocatoria?
Las partidas en las que se desglosan los conceptos, en la mayoría de las convocatorias del Plan
Nacional, hacen referencia a:
-
GASTOS DE PERSONAL: se trata de gastos de personal que
necesariamente ha de estar dedicado al proyecto. Estos gastos incluyen:
a) los sueldos y salarios fijados en un contrato de trabajo, en una decisión de
nombramiento («acuerdo laboral») o en la ley, que tengan relación con las
responsabilidades especificadas en la descripción del puesto de trabajo
correspondiente;
b) cotizaciones sociales, así como en el caso de los contratos por obra y servicio,
las
indemnizaciones por fin de contrato de carácter obligatorio.
En los proyectos de tipo JIN, además de los gastos de personal indicados, se
incluirá una
dotación específica para la financiación del contrato de trabajo del investigador
principal.
-
COSTES DE MOVILIDAD: gastos de viajes, dietas,
Gastos de
inscripción y asistencia a congresos y conferencias, seguros o visados.
-
ADQUISICIÓN DE MATERIAL
CIENTIFICO-TÉCNICO. Adquisición de equipamiento científico-técnico,
incluyendo
equipos informáticos, programas de ordenador de carácter técnico directamente vinculados
al
proyecto y material bibliográfico. Se incluye la adquisición de bienes materiales
incluidos en
este apartado en la modalidad de arrendamiento financiero («leasing»).
Todo este material deberá estar dado de alta en el inventario (físico y contable) de la
entidad
beneficiaria del proyecto.
-
ALQUILER Y MANTENIMIENTO DE
INSTRUMENTAL.
-
MATERIAL FUNGIBLE. Suministros y productos
similares,
excluyendo material de oficina. Debe quedar descrito el gasto y estar perfectamente
vinculado al
proyecto, evitando referencias genéricas.
-
GASTOS DE INFORME DE AUDITORIA. Es
financiable el
gasto derivado del informe de auditor que deberá aportarse en la justificación económica
final,
con un límite máximo de 1.200,00 €.
- OTROS GASTOS.
-
SUBCONTRATACIÓN. Subcontrataciones hasta un 25 % de la
cuantía total de la ayuda concedida que podrá incrementarse en casos debidamente
justificados.
42. ¿Puedo trasvasar dinero de una partida a otra?
El importe aprobado para gastos directos de ejecución podrá aplicarse a cualquiera de los gastos
elegibles de acuerdo con las necesidades del proyecto, ya pertenezcan estos a los subconceptos
de
gastos de personal o de ejecución, no precisando autorización previa por parte de la Subdivisión
de
Programas Temáticos Científico-Técnicos. No obstante, cualquier cambio respecto a los gastos
contemplados en el presupuesto de la solicitud inicial del proyecto deberá reflejarse en los
correspondientes informes de seguimiento y final, justificando su necesidad para la consecución
de los
objetivos del proyecto.
La inclusión de esta información en los informes científico-técnicos es obligatoria para la
aprobación
científico-técnica de los cambios realizados.
En el caso de los proyectos tipo JIN no se podrán realizar trasvases de fondos entre la dotación
destinada a la financiación de la contratación del Investigador Principal y el resto de
partidas.
No se podrán realizar trasvases de fondos entre los conceptos de gasto de costes directos y
costes
indirectos.
43. ¿En qué momento de mi proyecto tengo que hacer la justificación
científico técnica?
Informe Intermedio: El investigador principal presentará un
informe de seguimiento científico-técnico de progreso en el plazo de tres meses, contados a
partir del
momento en el que se cumpla la mitad del período de ejecución del proyecto, de acuerdo con las
fechas
de inicio y final de la resolución inicial de concesión, al margen de las posibles prórrogas que
se
concedan al proyecto.
Informe Final: el investigador principal presentará un informe
científico-técnico final en el plazo de tres meses a contar desde el día siguiente a la
finalización
del período de ejecución del proyecto. En el caso en que la finalización del período de
ejecución del
proyecto no coincida con la finalización del año natural, se podrá solicitar su informe
científico-técnico en los periodos de justificación científico-técnicos que se abrirán de forma
general por la Subdivisión de Programas Temáticos Científico-Técnicos en los dos semestres del
año.
44. ¿Qué es JUSTIWEB?
El Ministerio de Ciencia e Innovación dispone de una aplicación informática que permite
introducir los
gastos y los informes técnicos necesarios para justificar la ejecución de las ayudas concedidas.
Esta
aplicación se llama “
Justificación Telemática de
Ayudas
(Manuales y Aplicación Web), también conocida como JUSTIWEB.
A través de esta aplicación se pueden requerir justificaciones científicas, económicas, o ambas
a la
vez.
Para justificar telemáticamente las ayudas concedidas por la AEI, es necesario introducir los
gastos y
los informes técnicos justificativos en la aplicación.
Para su utilización será requisito imprescindible estar registrado en la aplicación.
El enlace de la aplicación es el siguiente:
https://sede.micinn.gob.es/justificaciones/.
Para acceder a la aplicación de justificación, Justiweb, los investigadores principales tienen
que
estar registrados en el RUS (Registro Unificado de Solicitantes), en
https://sede.micinn.gob.es/rus/ ya que se
accede con
el usuario y contraseña de RUS, y ocuparse de que sus datos estén siempre actualizados para que
las
notificaciones y comunicaciones con el ministerio sean eficientes.
Si recibe alguna notificación en relación a su proyecto, contacte con la Unidad de Gestión de
Proyectos.
48. En los informes me solicitan que desglose el presupuesto y me
solicitan
"Gastos comprometidos, ¿qué se entiende por gasto comprometido?
Por gasto comprometido se entiende aquellos gastos cuyo trámite se haya iniciado o en la unidad
de
compras o en viajes, dependiendo de la naturaleza del gasto. Es decir son gastos que todavía no
están
en cuenta interna, pero son gastos seguros e iniciados, pero no finalizados. Es algo más que un
gasto
previsto, es un gasto con el que se han iniciado en trámites.
49. ¿Quién hace la justificación económica?
La justificación económica, la realiza la Unidad de Gestión de Proyectos, y la subirá a la
aplicación
Justiweb, una vez que el IP haya dado su visto bueno.
Dicha Unidad avisará al representante legal de la entidad beneficiaria, ya que será él/ella,
quien
deberá validarlo con su firma electrónica para que la justificación llegue a los sistemas de
tramitación de la
AEI.
Dentro del Manual de Justiweb hay una opción que es Asociar ayudas.
50. Al finalizar un proyecto, ¿tengo que devolver el dinero sobrante?
¿me lo
puedo gastar en otra cosa?
En proyectos del Plan Nacional el monto no ejecutado se devuelve en su totalidad a la AEI
(Agencia
Estatal de Investigación) nada más finalizar la justificación económica final del proyecto, es
decir,
en el periodo de devolución voluntaria. De esta forma evitamos que con el paso de los años nos
llegue
un requerimiento de devolución de dicha cantidad, agravada con los correspondientes intereses de
demora.
55. Quiero solicitar un proyecto europeo/internacional ¿dónde puedo
conseguir información?
Lo primero que tienes que hacer es contactar con la Unidad de Gestión de Proyectos del CCHS,
escibiendo a su responsable, Esther Pérez (
esther.perez@csic.es) y poniendo en cc al gestor/a
de
este tipo de proyectos (
proyectos.europeos@cchs.csic.es).
Depende del tipo de proyecto. La intranet del CSIC contiene información sobre las diferentes
convocatorias, y enlaces a la información de las mismas en las páginas de las instituciones
pertinentes, en Gestión Científica - Proyectos Europeos e Internacionales. Una vez en esta
sección
entrar en la convocatoria deseada.
56. Quiero solicitar un proyecto europeo ¿cómo entro en el portal de
la
Comisión Europea y relleno la solicitud?
Para proyectos europeos hay que darse de alta en
SEDIA, la plataforma
europea,
creando un usuario:
https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/how-to-participate/1/3
(último acceso 19/02/2021).
Si ya se tiene creado el usuario, se puede acceder a la convocatoria pertinente e iniciar una
‘proposal’. El beneficiario no será el instituto, sino el CSIC. En la intranet del CSIC, en
Proyectos
Europeos e Internacionales, está la información adecuada, incluido el nº PIC del CSIC, necesario
para
incluirlo como beneficiario:
57. Quiero solicitar un proyecto europeo/internacional ¿qué
documentación
voy a necesitar presentar?
Cada convocatoria tiene sus propias reglas, que hay que cumplir. En ella especificará la
documentación
necesaria, además, en función del tipo de proyecto que pretendamos presentar. La Unidad de
Gestión de
Proyectos te puede ayudar en esto.
58. Quiero presentar un proyecto europeo con otros institutos del
CSIC,
¿podemos ir cada uno por separado?
No. El CSIC es la institución beneficiaria, independientemente de que los fondos vayan a
canalizarse a
través de diferentes institutos. El CSIC tiene un único PIC en la
plataforma.
Todos los institutos deben ponerse de acuerdo en presentar una candidatura conjunta del CSIC. El
IP
del Instituto que lidere la iniciativa se encargará de coordinar al CSIC como beneficiario. El
coordinador recibe el monto total de la ayuda y ordena el reparto entre los socios mediante
transferencia o los pagos a otros institutos del CSIC mediante pagos intercentros.
59. Quiero presentar un proyecto europeo, ¿quién me ayuda a elaborar
un
presupuesto?
La VRI ha elaborado una plantilla para realizar los presupuestos en convocatorias del Programa
Marco
Europeo. Contacta con la Unidad de Gestión de Proyectos para que te faciliten la última versión
de la
misma y te enseñen a utilizarla.
60. Quiero presentar un proyecto europeo, ¿quién me puede revisar la
propuesta?
La Unidad de Gestión de Proyectos del CCHS ofrece este servicio. Por su parte, los gestores de
internacionalización de la VRI también revisan propuestas, y por último los NCPs (Puntos Nacionales de
Contacto) de cada convocatoria. En estos últimos el plazo de revisión finaliza con
mucha
anterioridad al deadline por lo que debes llevar la propuesta muy avanzada.
En el caso del CSIC, la VRI prefiere que se revise una primera vez en los centros para que a
ellos les
llegue una versión más depurada ya que reciben un elevado número de solicitudes de todos los
institutos del CSIC.
61. ¿Dónde puedo ver los cambios en mi proyecto?
En la plataforma de la Unión Europea está toda la información. Esta es la “Funding & tender
opportunities”, técnicamente “Single Electronic Data Interchange Area” (
SEDIA), y comúnmente conocida como el “Participant
Portal”.
Al logarse ir a la izquierda a “MANAGE MY AREA”. En “My proposals” para ver las convocatorias
presentadas o en curso, o en “My projects” para ver los proyectos aceptados. Dentro de cada
proyecto a
la derecha desplegar el panel de “Actions”, y allí “Manage Project”. Se abrirá una nueva pestaña
con
toda la información del proyecto. En la zona izquierda hay botones donde podremos consultar
procesos
cerrados, y una biblioteca con toda la documentación del proyecto, incluidas enmiendas, cambios
y
comunicaciones con el
Project Officer.
62. ¿Cuánto dinero me queda para gastar?
Los presupuestos normalmente dependen de las partidas. Hay que comparar el presupuesto
consagrado a la
partida adecuada, con el gasto en esa partida imputado en la cuenta interna del proyecto. Se
puede
sacar de la cuenta interna del proyecto desde la Intranet, o preferiblemente pedírsela a la
Unidad de
Gestión de Proyectos. Es mejor consultar a la Unidad porque son quienes controlan realmente la
parte
económica del proyecto.
63. Quiero hacer un gasto, ¿es elegible para el proyecto?
Los gastos serán elegibles si cumplen con los criterios de elegibilidad del artículo 6 del Gran
Agreement (GA). Hay que conocer las reglas de financiación de cada convocatoria antes de
presentar una
solicitud para evitar problemas futuros, especialmente si la convocatoria requiere
cofinanciación de
algún tipo. Ante la duda, consulta a la Unidad de Gestión de Proyectos y mantén siempre
informado al
Project Officer de cambios de consideración en el marco del proyecto.
En algunas ocasiones la Unidad de Gestión de Proyectos contacta con el Servicio de Apoyo a la
Justificación de Proyectos (
SAJP) del CSIC para consultarle
específicamente
sobre la elegibilidad de un gasto determinado.
Entre otros criterios, debe ser un gasto necesario para el proyecto y previsto en el Anexo
I.
64. Necesito obtener un certificado de que el CSIC está al día de sus
obligaciones con la Seguridad Social, ¿dónde lo consigo?
65. Necesito un certificado de la cuenta bancaria del CSIC
Contacta con la Unidad de Gestión de Proyectos. El CSIC para recibir el dinero de subvenciones
dispone
de dos cuentas en el Banco de España: una en el caso de que seamos coordinadores de un proyecto
europeo, y otra en el resto de casos.
66. Necesito un documento firmado, ¿dónde lo tengo que solicitar?
Debes contactar con la Unidad de Gestión de Proyectos. La delegación de firma en el CSIC varía
con el
tiempo y es en dicha Unidad donde conocen quién firma en cada caso concreto. Hay documentos
donde el
representante legal es la Dirección del Instituto, y en otros recae sobre la Vicepresidenta de
Relaciones Internacionales (VRI).
67. Necesito modificar el presupuesto/entregables/dedicación de mi
proyecto,
¿cómo puedo hacerlo?
68. Quiero contratar a alguien más en el proyecto, pero no sé de
cuánto
dinero dispongo.
Debes contactar con la Unidad de Gestión de Proyectos. Podemos averiguarlo contrastando el
presupuesto
de personal del proyecto con el gasto efectuado o provisionado para personal en la cuenta
interna del
proyecto. Al realizar el cálculo no olvidar el presupuesto a imputar por personal de plantilla
del
CSIC, que no aparece en cuenta interna.
Quien hace una estimación del coste teórico del contrato más la indemnización por fin de
contrato en
función del tiempo de contratación y la categoría/modalidad del contrato, es la Unidad de
Personal.
69. ¿Qué son las Timesheets (TS)?, ¿cómo se cumplimentan?, ¿existe
alguna
plantilla?
Las timesheets son las hojas de dedicación horaria del proyecto. Se debe cumplimentar una hoja
por
mes, y ser firmada a mano el último día laborable del mes o los primeros laborables del mes
siguiente.
El personal de la escala científica tiene jornada de especial dedicación, lo que se traduce en
un
máximo de 8 horas de imputación al día de lunes a viernes (excepto festivos).
Para proyectos europeos se pueden descargar las plantillas de la intranet del CSIC, en Gestión
Científica - Justificación de Proyectos.
Para rellenar correctamente las TS:
1. Revisar la jornada laboral del investigador. Normalmente son jornadas de 40h semanales,
lo
que implica 8h al día. No obstante, se recomienda no imputar más de 7h/día. Los festivos
nacionales o locales ya están "pintados de azul", no se pueden imputar horas en ellos.
2. Los investigadores deben descargar sus calendarios laborales en la intranet del CCHS.
Retirar
los días de vacaciones, baja, moscosos, etc. Para tener la certeza de no imputar horas
esos
días. Ante una posible auditoría esto será revisado y no puede haber incongruencias.
3. En la primera columna incluir seguidos los WorkPackage (WP) en los que se ha trabajado
ese
mes (Ej: “WP2, WP4, WP6”), y en el recuadro inferior “Short description of the
activities”, un
muy sucinto resumen sobre las actividades realizadas en ese mes para el proyecto: cuanto
más
breve mejor.
4. Las TS deben firmarse cada mes por investigador y Dirección. El último día trabajado
del mes
en que se firma o, como mucho, un día laborable dentro de los 5 primeros días del mes
siguiente.
La firma de Dirección certifica que el TS es correcto, y por tanto su fecha no puede ser
anterior a la fecha de firma del investigador. Se recomienda remitir los TS firmados a
Dirección
del Instituto para que pueda a su vez firmarlos.
5. Para cumplimentarlas correctamente hay que tener en cuenta el resto de horas que se
imputan a
otros proyectos/actividades científicas (contratos, dirección de tesis, labores de
Dirección,
etc.).
70. ¿Cuántas horas tengo que imputar en este periodo de justificación?
Corresponde a cada investigador indicar las horas imputadas en cada proyecto. Recomendamos
comprobar
el esfuerzo en personas mes (PM por sus siglas en inglés, person month) asignado a cada paquete
de
trabajo en el Acuerdo de Subvención (GA), para una correcta asignación.
71. ¿Hay alternativa a las Time Sheets?
Las TS son indispensables en personal de plantilla y doctorandos Marie Curie. Para el personal contratado con cargo a un
proyecto, y se dedique a este en exclusiva, es posible firmar un “certificado de dedicación
exclusiva”
por investigador e IP, imputando la integralidad de horas y salario al periodo indicado.
72. Estoy recibiendo una beca, ¿puedo imputar horas a otro proyecto?
Depende de las condiciones de ambas convocatorias, y la naturaleza del contrato laboral si
aplica, se
podrán imputar gastos de personal, o no. Debe estudiarse caso por caso. Si no está prohibido se
podrían imputar horas a coste cero a uno de los proyectos, que justificarían que ese proyecto
corriese
con ciertos gastos (pensado para desplazamientos y dietas).
74. ¿Cuáles son los montos
mínimos y
máximo para hacer un Contrato Menor?
El monto mínimo es 3.000,00 euros y el máximo 50.000 € euros según dispone el Reglamento de
Contratos
Públicos dentro del ámbito de la I+D. Si es mayor al monto se trata de un Contrato que deberá
tener
mayor control dentro de las cláusulas, mientras que al ser menor al monto mínimo se podrá
presentar
una Prestación de Servicios que conlleva un procedimiento de control menor.
75. ¿Cuál es la diferencia entre los Contratos que gestionan la Unidad
de
Compras, la Unidad de Personal y los gestionados por la Unidad de Contratos y Convenios?
Los contratos de la Unidad de Compras son para pagar por los servicios prestados por una empresa
o
autónomo con cargo a un proyecto. Los contratos gestionados por la Unidad de Personal son
estrictamente laborales para la contratación con cargo a proyectos. Mientras que los contratos
gestionados por la Unidad de Contratos y Convenios son cuando un / una IP desea prestar sus
servicios
de investigación a un cliente, por lo que se cobra una factura sin necesidad de que el servicio
esté
vinculado a un proyecto.
76. ¿Cuál es la documentación a presentar para registrar un Contrato?
La documentación que exige la Ley de Contratos del
Sector
Público y el Reglamento de Contratos Públicos dentro del ámbito del I+D para
clientes de
las Administraciones Públicas es: a) Propuesta del Servicio + b) Aceptación de las Condiciones
por
parte del Cliente + c) Anexo Económico. En el caso de clientes del sector privado se presenta un
Modelo de Contrato que está en la Unidad de Contratos y Convenios y el Anexo Económico.
77. ¿Por qué hay Prestaciones de Servicios que no conllevan la misma
documentación de un Contrato Menor?
Porque las Prestaciones de Servicios menores a los 3.000 euros no requieren del mismo nivel de
control, permitiéndose la validación y facturación con mayor rapidez.
78. ¿Cuál es la diferencia entre un Contrato de I+D y uno de Apoyo o
Servicio Tecnológico?
En el primero el / la IP contribuye mediante la generación de conocimiento que puede dar paso a
la
exigencia de Propiedad Intelectual y Derecho de Patente, mientras que en el segundo caso la
transferencia del conocimiento no da a paso a este tipo de derechos. También existen Contratos
más
rigurosos en cuanto a la transferencia de conocimiento que pueda dar paso al uso de patentes,
pero no
suelen ser los más comunes dentro del área de Ciencias Sociales y Humanidades.
79. ¿A qué entidades se les debe cobrar el IVA en la factura?
A todas las entidades nacionales, excepto aquellas que pertenezcan al CSIC.
80. ¿Se aplica Norma COIN a un contrato de apoyo/servicio tecnológico
o a
una prestación de servicio?
Sí. La Norma COIN es una norma interna del CSIC que regula los ingresos en materia de costes
indirectos. Cualquier ingreso en el CSIC lleva un porcentaje de costes indirectos
institucionales.
Consiste en aplicar un 19% a la Base Imponible. Posteriormente, el monto reservado por Norma
COIN es
distribuido entre la Organización Central del CSIC (26%) y el Centro de Ciencias Humanas y
Sociales
(74%), quien al mismo tiempo dispone de un 60% y entrega el otro 40% al Instituto. Luego, el
Instituto
reparte un 50% a financiación interna y otro 50% a las cuentas de pagos de Requerimientos.
81. ¿Por qué la Unidad de Económicos no puede facturar sin antes pasar
por
la Unidad de Contratos y Convenios?
Porque todo servicio de investigación por parte del / la IP debe ser registrado y validado por
las
autoridades competentes en el CSIC de cara a una inspección del Ministerio de Hacienda. Todo
contrato/prestación de servicio debe quedar registrada por la Unidad de Gestión de Proyectos y
Contratos de Investigación en la BDC (Base de Datos Corporativa); registro que en última
instancia es
validado por VATC (Vicepresidencia Adjunta de Transferencia del Conocimiento).
82. ¿Qué es VATC?
Es la Vicepresidencia Adjunta de Transferencia del Conocimiento. Autoridad competente dentro del
CSIC
para revisar, objetar, validar y reclamar frente a un cliente todas las estipulaciones de un
Contrato,
sea cuál sea el monto involucrado o el tipo de transferencia de conocimiento. Sin la validación
por
parte de VATC dentro del registro de contratos no se puede facturar.
83. ¿Cómo debo proceder frente al retraso en el pago de una factura
por
parte de un cliente?
Primero pedir a la Unidad de Económicos que reclame la factura. Si el cliente no responde se
debe
pedir a la Unidad de Gestión de Proyectos, Contratos y Convenios que escriba al cliente. De no
responder nuevamente, se debe pedir la intermediación de VATC quién está capacitada para hacer
valer
las cláusulas de protección del contrato y dispone de un gabinete jurídico..
84. ¿Por qué debemos solicitar el Certificado Fiscal a un cliente para
poder
facturar?
Porque hay entidades que no están registradas dentro de las Bases de Datos del CSIC, por lo que
la
Secretaría Económica nos pide hacer el registro con los mismos datos que el Ministerio de
Hacienda
tiene del cliente para efectos del IVA o IRPF.
85. ¿Quién firma un Contrato y su Anexo Económico?
Las Direcciones de los Institutos en calidad de Representantes Legales y el / la IP.
86. ¿Cuándo entra en vigor un Contrato?
Desde el momento de la última firma.
87. ¿Cuál es la diferencia entre un Contrato y un Convenio?
Un Contrato tiene un período de duración determinado por las partes, que deben ser dos (2). Va
acorde
a la Ley de Contratos del Sector
Público y el
Reglamento de Contratos del Sistema de
I+D. Al mismo tiempo, conllevan la prestación de un servicio de investigación a
cambio de
unos honorarios que se facturan aplicando IVA y Norma COIN. Mientras que los Convenios deben
tener un
período de duración mínimo de un (1) año y máximo de cuatro (4) años, sujetos a prórroga expresa
o
inmediata. Pueden involucrar dos (2) o más partes. Son regulados por la Ley del Régimen Jurídico
del
Sector Público, no involucran necesariamente compromisos económicos, abarcan muchos tipos de
actividades y el procedimiento de registro y validación suele tardar un año, ya que debe ser
revisado
por la Abogacía del Estado y ser publicado en el Boletín Oficial del Estado.
88. ¿Cuánto tiempo tarda en tramitarse un Convenio?
Mínimo un (1) año, pero pueden extenderse en el tiempo según las verificaciones realizadas por
las
partes.
89. ¿Cuál es la diferencia entre un Convenio y un Protocolo General de
Actuación (PGA)?
El Convenio debe cumplir con todas las fases de verificación y control, mientras que el
Protocolo
General de Actuación no debe cumplir con todas las fases, lo que lo hace más rápido de validar.
No
obstante, se basa en la “Buena Fe” de las partes y no puede involucrar cláusulas de compromisos
económicos o de resolución de controversias.
90. ¿Qué son VORI y VRI?
Son la Vicepresidencia de Organización y Relaciones Institucionales (VORI) y la Vicepresidencia
de
Relaciones Internacionales (VRI). Ambas son las únicas autoridades competentes para verificar,
validar
y velar por el cumplimiento de los Convenios; nacionales por VORI e
internacionales por VRI.
91. ¿Quién firma un Convenio?
Únicamente la VORI para los convenios nacionales, mientras
que
para los internacionales puede ser la VORI o la Presidencia del CSIC por tratarse de la máxima
autoridad competente.
92. ¿Por qué han expirado en 2.020 algunos Convenios?
Porque en el año 2016 entró en vigencia la nueva Ley del Régimen Jurídico del Sector Público
que,
entre otras medidas, obligaba al reinicio de todos aquellos vínculos institucionales que
hubiesen sido
suscritos antes del año 2016, permitiendo un período de cuatro (4) años hasta octubre de 2.020
para
ser renovados.
93. ¿Puede un Convenio contener compromisos económicos?
Sí, pero el proceso de verificación y validación será más largo, ya que las partes pueden
negociar la
aplicación de IVA, Norma COIN y reparto de fondos. Por lo general suelen ser aquellos firmados
entre
varios Institutos para el reparto de fondos públicos, como las Ayudas de la Comunidad de Madrid,
así
como entre instituciones que celebran un convenio para el intercambio de personal investigador y
docente para el desarrollo de actividades que obliguen financiamiento.
94. ¿Por qué los Contratos de Donación o Aceptación de Condiciones de
una
Ayuda son registrados como Convenios?
Por acuerdo mutuo entre las partes, una Ayuda o Donación puede no contener IVA y norma COIN, por
lo
que se hace una mezcla entre el proceso de verificación de un convenio (VORI + Abogacía del
Estado +
Hacienda) y el proceso de validación de un contrato (VATC). Por lo que las Donaciones y Ayudas
involucran a la Unidad de Ayudas del CSIC, quien debe emitir un código de proyecto para que el
registro no deba seguir los pasos exigidos por VATC y VORI respectivamente.
95. ¿En qué consisten los Convenios de Cooperación Educativa?
Son todos aquellos firmados entre el CSIC y las Universidades (nacionales y extranjeras) para el
desarrollo de Programas de Grado, Máster y Doctorado, así como el intercambio de personal
docente e
investigador o la incorporación mediante prácticas de los estudiantes de las Universidades en
los
Institutos del CSIC. Se renuevan anualmente y obligan a la presentación de registros de
participación
de los estudiantes dentro de la Base de Datos de VORI.
En este tipo de convenio deben hacer llegar a la Unidad de Gestión de Proyectos, Contratos y
Convenios
de Investigación los anexos del correspondiente convenio para subirlo a la base de datos del
CSIC.
96. ¿Por qué hay un procedimiento específico y riguroso con relación a
las
firmas?
Todo instrumento jurídico pierde validez si no contiene la rúbrica de las autoridades
competentes.
Adicionalmente, la Ley del Procedimiento Administrativo Común ha obligado a la digitalización de
todas
las firmas de los funcionarios públicos, por lo que el procedimiento de firma manuscrita está
siendo
eliminado, aceptándose la posibilidad de firma manuscrita en casos muy excepcionales.
97. ¿Cuándo entra en funcionamiento un Convenio?
Desde la fecha de la última firma.
98. ¿Qué es un procedimiento de devolución o expediente de
subsanación?
Es un procedimiento que inicia un organismo financiador para reclamar al beneficiario una parte
del
dinero concedido debido a desacuerdos con la justificación y/o ejecución de la ayuda. El primer
documento que llega al beneficiario es el Requerimiento de Subsanación (REQ); frente a este hay
un
período para hacer alegaciones y tratar de subsanar parte del importe reclamado. Tras el
requerimiento, en un plazo máximo de 2 años, llega el Acuerdo de Inicio de Procedimiento de
Reintegro
(AIPR), donde el organismo financiador detalla lo que acepta o no de las
alegaciones de la fase de REQ y vuelve a permitir alegar. El último paso
es la
Resolución de Reintegro (RES) junto a la Carta de Pago, donde ya solo
queda
hacer frente a la devolución de lo requerido más los intereses de demora que se hayan generado
en ese
tiempo (desde la concesión de la ayuda), pues no se admiten alegaciones ya. Tras abonar en fase
de
RES, solo quedar presentar un recurso potestativo de resolución en el plazo de un mes posterior
el
reintegro siempre que el IP y la Dirección del Instituto lo consideran pertinente, que puede
estimado
o desestimado. Aquí acaba todo el procedimiento del expediente de subsanación.
99. ¿Afecta a mi historial como IP tener un Expediente de Subsanación
abierto?
No. Los Procedimientos de Subsanación involucran a un/a IP sólo como carácter informativo,
puesto que
las alegaciones son presentadas por la Dirección del Instituto en calidad de Representante
Legal.
Tampoco afectan al historial del Instituto como solicitante de fondos públicos.
100. ¿Cómo se devuelve el monto no subsanable?
De la cantidad de dinero que reciben los institutos en concepto de costes indirectos, se reserva
el
50% para poder hacer frente a los diferentes procedimientos de devolución junto con los
intereses de
demora generados. En caso de pese a esto no hubiese fondos disponibles, hay que consultar a
Gerencia y
Dirección.
101. ¿Cuál es el plazo para abrir la notificación?
Diez (10) días naturales desde la entrada en el buzón de Facilit@.
102. ¿Cuál es el plazo para enviar las alegaciones?
Diez (10) días hábiles desde la lectura de la notificación y cinco (5) días hábiles adicionales
de
prórroga.
103. ¿Se puede alegar en una subsanación sin la participación de un/a
IP en
la revisión de alegaciones?
Sí, ya que son las Direcciones como Representantes Legales quienes envían las alegaciones, no
obstante, siempre se involucra al IP en la revisión de alegaciones por ser su proyecto y tener
mayor
conocimiento sobre las razones del gasto.
104. ¿Forma parte del Requerimiento el monto reintegrado tras la
justificación?
No. El monto a reintegrar se hace dentro del plazo de un mes posterior al cierre de la
Justificación,
en el periodo de devolución voluntario. No se permite el ahorro de remanentes a partir de fondos
no
reintegrados.
105. ¿Cuándo se inicia el cálculo de los intereses de demora?
Desde el momento en que se emite el Requerimiento de Subsanación.
106. ¿Las Notas Internas de Cargo se pueden subsanar?
No, puesto que los gastos de Reprografía, Correos y Almacén corren a cargo de los Institutos y
forman
parte de los gastos imputables como Costes Indirectos.
107. ¿Cuánto tiempo tenemos para reintegrar un monto en fase de
Resolución /
Carta de Pago?
Diez (10) días hábiles desde la lectura de la notificación y cinco (5) días hábiles adicionales
de
prórroga. Pero al tener que enviarse la solicitud de reintegro a la Secretaría General y al
Servicio
de Reintegros del CSIC recomendamos pagar a la mayor brevedad posible porque la tramitación en
la ORGC
se demora.
108. ¿Existe otra instancia de alegaciones luego del Recurso de Reposición?
Sí, pero no es viable, puesto que la única instancia posterior a la interposición del Recurso
sería
acudir a la Sala de lo Contencioso-Administrativo mediante litigio (aplicación de la Ley del
Procedimiento Contencioso-Administrativo) y el CSIC no asume dicho esfuerzo como parte de un
compromiso interno de las Agencias y Organismos Autónomos del Ministerio de Ciencia e
Innovación.
109. ¿Por qué la Agencia Estatal de Investigaciones (AEI) aplica la
retroactividad de la norma en las reformas de las instrucciones de justificación?
Porque la AEI tiene potestad administrativa y reglamentaria, lo que quiere decir que dispone de
todos
los recursos para modificar sus instrucciones de verificación de fondos como parte de una
exigencia de
la Agencia Tributaria y el Ministerio de Hacienda. Todo fondo público puede estar sujeto a
verificación “Ex post” a pesar de haber sido gestionado en fechas anteriores a las instrucciones
actuales.
110. ¿Qué es un Procedimiento de Apremio?
Es un procedimiento iniciado por la Agencia Tributaria y el Ministerio de Hacienda cuando la AEI
considera que un Instituto beneficiario de una Ayuda Pública no ha cumplido con las fases del
Procedimiento de Subsanación. Se emite una Providencia de Apremio que es enviada al CSIC y éste
tiene
un mes para responder, de lo contrario son embargados aquellos montos no subsanados.
111. ¿Cuál es la diferencia entre un Requerimiento de Subsanación
sobre las
Ayudas de I+D y las Ayudas de Personal?
No hay diferencias en cuanto a los plazos del Procedimiento, salvo que en el primer caso se
realizan
las alegaciones por toda la Ayuda a través de Facilit@, mientras que en el segundo se deben
realizar
frente a cada Anualidad y mediante el portal de justificaciones Justiweb.